Qual è il flusso di lavoro in un'organizzazione?

Ogni azienda dovrebbe riflettere ciò che sta accadendo in essaprocessi nei documenti. È necessario per l'organizzazione interna, è necessario per la stesura di relazioni in vari organi di controllo. E tutti i documenti e le informazioni utilizzati sono costantemente aggiornati: alcuni appaiono, altri diventano obsoleti. Bene, finalmente, c'è uno scambio tra unità, dipartimenti, solo specialisti. L'intero processo è il flusso di documenti nell'organizzazione.

Il documento stesso è tangibileUn oggetto su cui le informazioni sono registrate sotto forma di testo, audio o video. Le ultime due categorie non sono state considerate come documenti di persone giuridiche qualche tempo fa. Tuttavia, ora, quando l'organizzazione della gestione elettronica dei documenti si sta sviluppando a ritmi senza precedenti, tali formulazioni non sorprendono nessuno. Un documento è destinato alla memorizzazione e al trasferimento di queste informazioni ad altre persone e vengono forniti metodi di protezione contro l'uso non autorizzato.

Come avviare il flusso di lavoro nella piccola impresa

Naturalmente, ci sono alcuni principi che devono essere rispettati quando si forma la circolazione del documento nell'organizzazione. Caratterizziamoli per l'entità legale appena creata.

La prima cosa da fare è creare almeno un breve registro dei documenti richiesti nell'attività. Non esiste una tale legge, dove sarebbero stati accuratamente documentati. Ma esiste una pratica consolidata.

Ci devono essere uno statuto, certificati di registrazione, ecc. Tutta la documentazione inizia con loro, che in un primo momento si inserisce in un unico file.

Ma poi primariodocumenti, che, a proposito, dovrebbero essere conservati per almeno cinque anni. Questo include fatture, fatture, documenti di pagamento - tutto ciò che può confermare la legalità delle transazioni. Questa è considerata la categoria più importante.

Inoltre, il flusso di lavoro nell'organizzazione dovrebbeprovvedere all'accumulo di contratti con partner e controparti - quegli accordi che accompagnano l'uomo d'affari durante la sua attività. Qui puoi usare l'esperienza dei predecessori. Effettuando un contratto di locazione di locali, stipulando un contratto con una società straniera, è possibile utilizzare campioni di esempio. Combinano le disposizioni obbligatorie con quelle in cui puoi prendere l'iniziativa.

Infine, ci sono documenti interni creati indipartimenti e per sempre rimanendo nelle viscere dei mobili dell'ufficio. Questo include vari tipi di regolamenti, istruzioni, ordini, relazioni e così via. Una linea separata può essere chiamata solo la documentazione sugli stipendi dei dipendenti. Esistono requisiti legislativi molto rigidi in termini di compilazione e in termini di termini di archiviazione nell'archivio.

Cosa prendere come base?

In sintesi, per creare più o menoun flusso di lavoro soddisfacente nell'organizzazione, sarà necessario rivedere molte istruzioni e leggi. Ma puoi consigliarti e un altro: prendere come esempio un'entità legale simile con un regime fiscale simile e con una storia di attività. E se esisteva già una verifica fiscale, è possibile ottenere una consulenza di qualità.

Di conseguenza, la circolazione dei documenti di un'organizzazione classificata come una piccola impresa non è molto difficile da organizzare. È necessario solo mostrare una certa scrupolosità.

Più duro nelle grandi aziende, dove è un tuttosistema, dove la circolazione del documento passa attraverso un ciclo completo: creazione, registrazione, inoltro al destinatario o trasferimento all'esecutore, familiarizzazione e, infine, esecuzione. Forniscono anche piani di flusso di lavoro - schemi che riflettono la procedura per il movimento di documenti, dal momento in cui vengono creati al trasferimento in memoria. Naturalmente, l'unificazione è impossibile qui a causa della differenza nella struttura delle imprese. Pertanto, ciascuna organizzazione sviluppa questi grafici in modo indipendente.