Ottimizzazione dei costi: piano, attività

L'ottimizzazione delle spese aziendali è una tappa necessaria e importante nelle condizioni di una situazione economicamente instabile. Consideriamolo in dettaglio.

Questioni chiave

Per fare tutto bene e non diventare un "tiranno e satrapo" negli occhi dello staff, è necessario capire:

• tipi esistenti e opzioni per la riduzione dei costi;
• principi e metodi di pianificazione delle misure di accompagnamento per ottimizzare le spese;
• i modi più efficaci per ridurre i costi da un punto di vista pratico;
• modi per ridurre il costo dei materiali;
• il vantaggio di ridurre i costi di trasporto;
• modi per scegliere una strategia per ridurre i costi;
• principi di base dell'ottimizzazione.

bilancio

Spesso cercano di spostare il processo di budgeting indipartimento, i cui dipendenti ritengono che in questo numero non siano pienamente competenti. Tuttavia, il bilancio è una fase importante. La partecipazione in esso consente di ottenere una grande quantità di informazioni che è importante per tutti i reparti.

Il budget è formato in diverse fasi:

• Formazione del piano-progetto del budget futuro;
• considerazione del progetto di bilancio;
• approvazione del bilancio;
• esecuzione del bilancio;
• analisi delle prestazioni.

L'ottimizzazione delle spese di budget è il prossimo passo dopo la definizione del budget.

costi

L'ottimizzazione dei costi è impossibile senza comprendere il significato del termine "costi".

Sono quei fondi che sono coinvoltinella formazione del profitto per un certo periodo. Parte dei costi sono accumulati sotto forma di prodotti finiti, semilavorati, beni immateriali o costruzioni non finite nei beni della società. Lo schema mostra una struttura semplificata conforme agli IFRS.

In poche parole, la spesa è un aumento delle passività o una diminuzione delle attività, che porta a una diminuzione del capitale.

ottimizzazione

Si ritiene che l'ottimizzazione dei costi inizi con una riduzione dei costi al momento attuale. Tuttavia, questo non è completamente vero.

Ottimizzazione delle spese di bilancio nell'impresainizia non nel momento in cui iniziano a mantenere uno stretto controllo sulla spesa di denaro, che già giace nel conto. Sfortunatamente, a questo punto non c'è assolutamente alcun controllo sulla questione di dove viene il denaro. Attrarre il prestito attivo, oltre a gestire solo le spese, comporta una cronica penuria di fondi nell'impresa, e quindi - una possibile bancarotta.

L'efficacia di questa procedura dipende dalcontabilità e entrate e spese. Questi articoli devono essere pianificati e la direzione deve monitorare costantemente i dati per anno, trimestre, mese o altro periodo finanziario. C'è sempre la possibilità che i progetti attualmente costosi, a lungo termine, siano molto redditizi.

Indicazioni di lavoro

Ottimizzare i costi non significa impegnarsi a scapito degli interessi commerciali. Il compito di ridurre i costi dovrebbe essere affrontato nel modo migliore, confrontando costi e ricavi tra loro.

Puoi risolvere il problema in diversi modi:

1. Ridurre i costi attraverso le risorse interne(riduzione diretta). Queste azioni comprendono il miglioramento della produttività, la riduzione dei costi dei materiali, la riduzione dei costi di gestione e la riduzione del personale dell'azienda.
2. Riduzione dei costi di produzione (diminuzione relativa). Questo può essere ottenuto aumentando il volume di produzione. In questo caso, molto meno denaro sarà speso per un dettaglio.
3. Formazione dell'offerta dovuta alla ricerca di mercato condotta. In questo caso, viene stimolata la crescita del volume degli acquisti da parte dei clienti e viene formato un afflusso di nuovi clienti.
4. Formazione di rigida disciplina finanziaria. In tale opzione, un numero limitato di persone può dare un "via libera" per le spese.

Il programma per l'ottimizzazione delle spese di bilancio dovrebbe coprire le aree più ristrette. Allora sarà più efficace.

Modi di ottimizzazione

Il piano di ottimizzazione dei costi può fornire tre direzioni, in base alle quali l'impresa può andare.

C'è una riduzione espressa, una riduzione delle spese della società a un ritmo rapido, riduzioni sistematiche.

Ciascuno dei metodi è applicato in una situazione specifica. Le misure applicate a tale riguardo devono essere in linea con lo stato attuale delle cose e anche fare affidamento sulla pianificazione a lungo termine.

Riduzione espressa

Scegliere un tale metodo per ridurre i costi,è necessario con urgenza interrompere il pagamento delle spese per alcuni articoli. Per determinare il risultato, è necessario scoprire le probabili conseguenze di ciascun metodo di ottimizzazione.

Tutti i costi sono suddivisi in:

• Alta priorità Tali costi sono necessari per l'impresa per continuare le sue attività. Questi includono il pagamento degli stipendi ai dipendenti, l'acquisto di materie prime per la produzione.
• Priorità. Questo è il costo delle comunicazioni mobili, della pubblicità. Se interrompi i pagamenti per questo articolo, il lavoro dell'azienda fallirà.
• Accettabile. Questi includono benefici per i dipendenti, il pagamento del trattamento di sanatorio al personale. Se l'impresa non ha fondi disponibili, questi pagamenti possono essere sospesi, ma è preferibile salvarli.
• Inutili. Un esempio di tali costi può essere il pagamento di un volo privato per il capo dell'azienda. L'annullamento di tali spese non influirà negativamente sulle attività dell'azienda.

Quando si sceglie una riduzione espressa dei costi, prima di tutto smettono di pagare sull'articolo "non necessario" e limitano bruscamente quelli consentiti. Le prime due categorie non sono da ridurre.

Rapida riduzione dei costi

Ottimizzazione delle spese aziendali rapidamenteil ritmo è possibile a seguito di una serie di attività. Al fine di ridurre efficacemente i costi, la direzione deve determinare prima cosa viene salvato.

1. Risparmia sui materiali per la produzione e le materie prime. I modi per ottimizzare i costi possono essere diversi. Riesaminare i contratti con i fornitori per ottenere beni a prezzi convenienti è il modo più efficace per ridurre i costi. Inoltre, i fornitori possono offrire posticipi per i pagamenti, che daranno alla società l'opportunità di riscuotere l'importo necessario senza ottenere ulteriori prestiti.
2. Analisi dei costi di trasporto e ottimizzazione di questovoci di spesa. Inoltre, è possibile ridurre il costo dell'elettricità, delle telecomunicazioni. Il reparto trasporti può essere fornito per l'esternalizzazione, quindi andare al centro logistico, che realizzerà un programma per ridurre i costi di trasporto. Per ridurre il costo dell'elettricità controllata dal suo consumo, monitorare il livello di illuminazione al buio, installare apparecchiature per il risparmio energetico. Ridurre l'elenco dei dipendenti a cui sono affidate le comunicazioni mobili aziendali ridurrà significativamente i costi. È possibile negoziare con un operatore di telefonia mobile o un fornitore di servizi di telecomunicazione stipulando un contratto aziendale con condizioni favorevoli.
3. Riduzione del personale e riduzione di FOT. L'outsourcing e il freelance riducono efficacemente il costo del pagamento per il personale, e le società di reclutamento o il dipartimento di reclutamento interno contribuiranno a sostituire i dipendenti inefficienti. Ad esempio, non è necessario avere un pulitore nello stato. Il personale in outsourcing farà risparmiare fino al 20% dei pagamenti per dipendente.

Un'altra opzione è l'ottimizzazione dei costiriduzione delle retribuzioni, ma prestazione di prestazioni sociali: ampliamento dell'elenco delle condizioni per l'assicurazione sanitaria, fornitura di personale a spese dell'azienda o caffè gratuito nella macchina. Gli studi dimostrano che investire in questo caso sarà redditizio a lungo termine, poiché aumenterà la lealtà del personale.

Abbreviazioni sistematiche

Come segue dal nome di questo metodo di ottimizzazione, la sua essenza risiede nella realizzazione di misure periodiche volte a ridurre i costi.

1. Gestione degli investimenti investimenti a lungo termine dovrebbero sempre essere attentamente obosnovany.Chtoby la società ha acquisito una nuova apparecchiatura, più efficiente, il reparto in questione dovrebbe sostenere, in quello che sarà i vantaggi per l'azienda, quando il progetto si ripagherà, quando comincia a generare profitti. L'introduzione di nuove tecnologie competitive aiuta lo sviluppo del business. Tuttavia, al momento di decidere di acquistare qualcosa, la direzione dovrebbe ricordare l'obiettivo principale: ridurre i costi.
2. Gestione degli appalti. Consiste nella ricerca periodica di nuovi fornitori che forniscono beni di qualità a prezzi più favorevoli.
3. Gestione dei processi aziendali. "La gestione improvvisa", così intrinseca nel nostro paese, influisce notevolmente sui principi del fare affari. Dal punto di vista dei nuovi metodi, quando si organizzano i processi aziendali, si suggerisce di guardare la produzione dal lato del compratore. Effettuare l'analisi del processo. Il capo dell'impresa dovrebbe chiedersi, l'acquirente pagherà per questo? Il cliente non vuole pagare i movimenti di merci, i tempi di fermo, le attrezzature di produzione senza modifiche, migliorando il prodotto. Pertanto, tali costi devono essere ridotti il ​​più possibile o completamente eliminati.

Regole di ottimizzazione

Sviluppando un piano di ottimizzazionecosti, va ricordato che una soluzione situazionale al problema non è sempre la scelta migliore. Ridurre i costi è un lavoro di routine, la cui esecuzione quotidiana dovrebbe diventare una buona abitudine.

Seguendo le regole di ottimizzazione, è possibile ottenere il massimo effetto con la minima perdita.

1. I costi non devono sempre essere ridotti, spesso devono essere gestiti in modo efficace. A volte, per ridurre i costi totali, è necessario aumentare l'ammontare dei costi in una determinata direzione.
2. I costi sono ridotti al minimo per ottenere il miglior risultato. La regola dell'efficienza dice che un'unità di costi deve necessariamente garantire il massimo risultato.
3. I costi sono sempre - azione o inazione.
4. In materia di spesa, non ci sono sciocchezze. Lascia che i dipendenti della compagnia si arrabbino per il rapporto sull'uso di una dozzina di penne al mese. Ma abituandosi a un'attenta attitudine verso le piccole cose, di conseguenza, saranno in grado di vedere l'aumento del salario o migliorare le condizioni di lavoro.
5. L'aspirazione a minimizzare i costi non è sempre utile. L'optimum può essere una leggera riduzione dei costi e il loro mantenimento al livello richiesto.
6. L'ottimizzazione delle spese di bilancio è impossibile senza investimenti finanziari.
7. Esiste un tipo di costo che evita perdite ancora maggiori. Questi includono assicurazione, assunzione di sicurezza, installazione di allarmi, miglioramento della qualità del prodotto.
8. Il processo dovrebbe includere tutti i dipendenti dell'azienda, ma ognuno deve avere il proprio, importante per lui, compito.
9. La cautela non è superflua. Il pensiero, scivolato nella testa o nel sospetto, che è apparso come risultato della lettura del rapporto, rende necessario analizzare gli indicatori più in profondità e quasi sempre portare a una riduzione dei costi.
10. L'ottimizzazione delle spese dovrebbe essere condotta costantemente. I nuovi articoli costano sui profitti dell'azienda. Apparendo improvvisamente e improvvisamente scomparendo inosservati, possono infliggere danni significativi al budget aziendale. I costi di monitoraggio dovrebbero essere un compito obbligatorio, riportando la relativa attuazione alla gestione generale della società.

Ottimizzazione delle entrate e delle spese: procedure che vanno di pari passo. Le spese incontrollate non porteranno profitti alla società e la crescita dei profitti è direttamente correlata al controllo dei costi.

Confusione in termini

Il programma di ottimizzazione dei costi, compilato dal dipartimento finanziario, contiene spesso articoli che non si applicano ai costi.

Per rendere il programma più efficace, il team di gestione dovrebbe capire la differenza tra i tipi di costi.

Ad esempio, i costi di monitoraggio basati su P & L (conto profitti e perdite) non saranno considerati gestione dei costi.